Con motivo de la Semana Nacional de la Nómina, el IRS recomendó a los trabajadores revisar las retenciones federales aplicadas a sus cheques y recordó a los empleadores la importancia de cumplir correctamente con sus responsabilidades de nómina.

Esta revisión puede ayudar a prevenir dos situaciones frecuentes: recibir un reembolso menor de lo esperado o descubrir, al presentar la declaración, que existe un balance pendiente con el IRS.

¿Por qué debes revisar tus retenciones?

El impuesto federal sobre los ingresos generalmente se paga durante el año, a medida que se generan los ingresos. En el caso de los empleados, el empleador retiene una cantidad de cada cheque de acuerdo con el salario y la información proporcionada en el Formulario W-4.

Si se retiene muy poco, el contribuyente podría terminar debiendo impuestos y, en determinados casos, enfrentar una penalidad. Si se retiene demasiado, recibirá menos dinero en cada cheque y posiblemente recuperará el exceso mediante un reembolso.

El objetivo es que las retenciones se aproximen razonablemente al impuesto que corresponderá pagar durante el año.

¿Cuándo conviene revisar el Formulario W-4?

El IRS recomienda comprobar las retenciones periódicamente, especialmente después de cambios importantes en la vida personal o financiera, como:

• Comenzar o dejar un empleo.
• Trabajar en varios empleos al mismo tiempo.
• Contraer matrimonio o divorciarse.
• Tener o adoptar un hijo.
• Experimentar un cambio considerable en los ingresos.
• Recibir ingresos adicionales no sujetos a retención.
• Cambiar las deducciones o créditos fiscales.
• Verse afectado por cambios en las leyes tributarias.

Estos acontecimientos pueden modificar la cantidad de impuestos que una persona debe pagar y hacer necesario completar un nuevo Formulario W-4.

Herramienta para calcular la retención

El IRS ofrece gratuitamente el Tax Withholding Estimator, una herramienta en línea que ayuda a determinar si se está reteniendo demasiado o muy poco impuesto federal.

Para obtener un cálculo más preciso, el contribuyente debe tener disponible:

• Cheques de pago recientes.
• Información sobre otros ingresos.
• Deducciones que espera reclamar.
• Créditos fiscales aplicables.
• La declaración de impuestos más reciente.

Si el resultado indica que debe realizarse un ajuste, el trabajador puede utilizar la información para completar un nuevo Formulario W-4 y entregarlo directamente a su empleador. El W-4 no debe enviarse al IRS.

Responsabilidades de los empleadores

El IRS también recordó que los empleadores y profesionales de nómina deben mantener sus procesos actualizados y cumplir con varias responsabilidades esenciales:

• Retener correctamente el impuesto federal sobre los ingresos.
• Retener los impuestos de Seguro Social y Medicare.
• Depositar electrónicamente los impuestos de nómina.
• Presentar puntualmente las declaraciones correspondientes.
• Mantener los registros laborales durante al menos cuatro años.
• Proteger la información de empleados y sistemas de nómina.

Los depósitos federales pueden realizarse mediante herramientas autorizadas como EFTPS, IRS Direct Pay para negocios y Business Tax Account, dependiendo de la elegibilidad del contribuyente.

Protección de la información de nómina

La información de nómina contiene datos personales y bancarios sensibles. Por eso, los empleadores deben verificar cuidadosamente cualquier solicitud para cambiar una cuenta de depósito directo o modificar información de un empleado.

El IRS recomienda confirmar estos cambios a través de un canal confiable, limitar el acceso a los sistemas, activar la autenticación multifactor y mantenerse alerta ante correos electrónicos fraudulentos y robo de credenciales.

Revisar las retenciones y mantener una nómina organizada ayuda a los trabajadores a evitar sorpresas fiscales y permite a los empleadores cumplir correctamente con sus obligaciones tributarias.

Puedes consultar el comunicado oficial del IRS y utilizar el Estimador de Retención de Impuestos.

Este contenido tiene fines informativos y no sustituye una evaluación tributaria individual.