El IRS y sus socios del Security Summit cerraron su campaña de verano “Protege a tus clientes; protégete a ti mismo” con un recordatorio importante para los profesionales de impuestos: los delincuentes continúan desarrollando métodos cada vez más sofisticados para robar información confidencial.

Los preparadores de impuestos almacenan datos personales y financieros de sus clientes, como números de Seguro Social, declaraciones, cuentas bancarias y documentos empresariales. Por eso, se han convertido en uno de los principales objetivos de los criminales cibernéticos.

Estafas frecuentes contra preparadores de impuestos

El IRS advierte sobre varias modalidades que continúan afectando a la comunidad tributaria:

• Falsos clientes: los delincuentes se hacen pasar por prospectos y envían enlaces o archivos maliciosos disfrazados de documentos fiscales.
• Robo de EFIN, PTIN o número CAF: los estafadores solicitan credenciales y documentos profesionales mediante mensajes de phishing.
• Suplantación del IRS: utilizan correos electrónicos, llamadas, mensajes de texto o identificadores de llamadas falsificados para obtener información.
• Consejos fiscales engañosos: algunas publicaciones en redes sociales promueven créditos o estrategias que no cumplen con la ley y pueden provocar auditorías, retrasos o penalidades.

Señales de que pudo ocurrir un robo de información

Un profesional debe actuar rápidamente si observa situaciones como:

• Actividad inusual o lentitud repentina en sus computadoras.
• Pérdida de acceso a programas o cuentas.
• Declaraciones rechazadas porque el Seguro Social del cliente ya fue utilizado.
• Cartas inesperadas de autenticación o confirmaciones de declaraciones que no fueron presentadas por la firma.
• Notificaciones del IRS relacionadas con contribuyentes que no son clientes.
• Actividad sospechosa vinculada con el número CAF del profesional.

Estas señales podrían indicar que una persona no autorizada obtuvo acceso a los sistemas o credenciales del despacho.

Medidas recomendadas por el IRS

El IRS recomienda aplicar las protecciones conocidas como “Security Six”:

1. Utilizar programas antivirus actualizados.
2. Mantener activo un firewall.
3. Realizar copias de seguridad frecuentes.
4. Cifrar computadoras, discos y archivos confidenciales.
5. Activar la autenticación multifactor.
6. Usar una red privada virtual o VPN cuando sea necesario.

La autenticación multifactor debe estar habilitada en el software de impuestos, correo electrónico, almacenamiento en la nube y cualquier otra plataforma que contenga información de clientes.

También se deben utilizar cuentas individuales para cada empleado y evitar compartir usuarios o contraseñas.

Todo despacho debe tener un plan de seguridad

La ley federal exige que los profesionales de impuestos y contabilidad tengan un Plan Escrito de Seguridad de la Información, conocido como WISP.

Este plan debe establecer cómo la firma:

• Identifica riesgos de seguridad.
• Protege la información de sus clientes.
• Capacita a sus empleados.
• Supervisa sus sistemas.
• Responde ante una filtración o robo de datos.
• Selecciona proveedores capaces de proteger información confidencial.

El IRS ofrece la Publicación 5708 como modelo para ayudar, especialmente a las firmas pequeñas, a crear y actualizar este documento.

¿Qué hacer ante un robo de datos?

Si un profesional sospecha que ocurrió una filtración, debe actuar inmediatamente. El incidente debe reportarse al representante local de enlace del IRS, conocido como Stakeholder Liaison, y a la agencia tributaria estatal correspondiente.

Reportar el incidente rápidamente puede ayudar al IRS a bloquear declaraciones fraudulentas presentadas a nombre de los clientes afectados.

La seguridad de la información no debe revisarse únicamente durante la temporada de impuestos. Debe formar parte de las operaciones diarias de toda firma tributaria.

Puedes consultar el comunicado oficial del IRS para conocer todos los recursos disponibles.

Proteger los datos de tus clientes también significa proteger la reputación y la continuidad de tu negocio.

Este contenido es informativo y no sustituye una evaluación tributaria individual. La elegibilidad y el tratamiento fiscal dependen de las circunstancias particulares de cada contribuyente.